L’ATS (Applicant Tracking System), ou logiciel de gestion des candidatures, est aujourd’hui un outil stratégique incontournable pour les entreprises qui recrutent. Il vous permet d’optimiser et d’automatiser le processus de recrutement, de fluidifier la gestion des candidatures et d’améliorer l’expérience des candidats, comme celle des recruteurs. Donc, l’ATS vous aide à mieux recruter !
Le marché propose une large variété de solutions, avec des fonctionnalités diverses. Mais face aux nombreuses options disponibles (près de 150 ATS !), comment s’assurer de faire le bon choix ? Quels critères prendre en compte pour sélectionner l’outil le plus adapté à votre organisation et à vos enjeux ?
Dans cet article, Orhatek vous guide pour identifier les critères importants à analyser avant de choisir votre ATS.
Vos besoins et vos enjeux de recrutement
Avant de comparer les ATS, nous vous invitons à définir vos besoins et vos objectifs de recrutement. Un ATS performant doit être adapté à votre organisation, mais aussi évolutif pour accompagner la croissance de votre entreprise.
Les bonnes questions à se poser :
- Quel est votre volume de recrutement ? par mois ? par an ?
- Recrutez-vous ponctuellement ou en continu ? A quelle fréquence ?
- Combien de candidatures recevez-vous en moyenne par offre d’emploi ?
- Quels types de profils recrutez-vous ? (profils pénuriques, cadres, opérationnels…)
- Quels canaux de recrutement utilisez-vous ? (jobboard, cooptation, sourcing…)
- Qui intervient dans votre processus de recrutement ? Combien de collaborateurs sont impliqués ? (managers, RH, direction)
- Quelle est votre échelle de recrutement : régionale, nationale ou internationale ?
- Quelle est aujourd’hui votre principale problématique de recrutement ? (attractivité, sourcing, tri des candidatures, pénurie de talents, rapidité d’embauche, marque employeur, processus inefficace…)
- Quelle est la stratégie de votre entreprise, à court et moyen termes ?
Chacune de vos réponses va orienter le choix de votre outil ATS. Il est indispensable de passer par cette étape d’audit interne pour sélectionner un ATS aligné avec vos objectifs.
Prenons quelques exemples concrets d’enjeux et de solutions :
- Vous recrutez des profils pénuriques ? Votre ATS doit vous aider à développer votre marque employeur et à soigner votre expérience candidat.
- Vous souhaitez accélérer vos embauches ? Votre ATS doit permettre la multidiffusion rapide des offres et la gestion fluide des candidatures, jusqu’à la signature du contrat.
- Vous cherchez à structurer votre processus de recrutement ? Privilégiez un ATS compatible avec votre écosystème RH.
Si cette analyse vous semble complexe, faites appel à des experts ATS comme Orhatek.
Les critères techniques et fonctionnels
Nous l’avons dit précédemment : les solutions sont nombreuses et les fonctionnalités sont diverses. Or, le choix d’un ATS repose principalement sur ses fonctionnalités ! Un bon outil doit fluidifier et automatiser l’ensemble du process de recrutement.
Quelles sont les fonctionnalités essentielles ?
- Multidiffusion des offres sur plusieurs jobboards et réseaux sociaux,
- Gestion des candidatures : tri, classement, centralisation des CV,
- Création d’un vivier de candidats et suivi de talents,
- Automatisation des tâches : parsing CV, scoring, matching…
- Planification des entretiens avec synchronisation des agendas,
- Reporting et tableaux de bord pour suivre les KPIs de recrutement,
- Gestion des rôles et permissions pour impliquer les managers.
Intégration avec tous vos outils RH
Un ATS ne fonctionne pas seul ! Il doit pouvoir se connecter à vos autres solutions RH du quotidien pour éviter les doubles saisies et garantir un processus fluide :
- Vos jobboards et réseaux sociaux (LinkedIn, Indeed, HelloWork, Apec…),
- Votre outil de cooptation et de mobilité interne,
- Votre outil de signature électronique (pour intégrer les contrats de travail dans votre process),
- Votre SIRH, logiciel d’onboarding et d’assessment,
- Votre CRM (pour les cabinets de recrutement et agences d’intérim).
Un ATS bien intégré vous fait gagner du temps et optimise les coûts RH.
Votre expérience en tant qu’utilisateur
Chez Orhatek, nous recommandons un ATS intuitif et adapté aux besoins de chaque utilisateur :
- une interface intuitive et simple d’utilisation pour les managers,
- un outil précis et technique pour les experts du recrutement,
- un ATS collaboratif pour impliquer plusieurs intervenants dans le processus.
Quoiqu’il en soit, votre ATS doit vous correspondre ! Interrogez-vous également sur la prise en main de l’outil et le besoin éventuel de formation.
Pour optimiser votre expérience utilisateur, l’ATS doit vous permettre de personnaliser les workflows en fonction de vos habitudes internes.
L’expérience candidat et l’image employeur
Un ATS performant ne sert pas uniquement les recruteurs ! Il doit aussi améliorer l’expérience de vos candidats et renforcer votre marque employeur.
Optimiser l’expérience candidat
- Une candidature fluide et rapide, adaptée aux mobiles,
- Une communication transparente et réactive, avec un suivi en temps réel de ses candidatures,
- Des échanges personnalisés pour une relation recruteur-candidat plus humaine.
Un ATS au service de votre marque employeur
- Une intégration avec votre site carrière pour une expérience homogène et cohérente,
- Un processus de recrutement fluide, pour éviter la frustration pour les candidats,
- Un parcours candidat modulable selon les postes et profils.
Un candidat satisfait est plus enclin à rejoindre votre entreprise ou à la recommander !
Les critères économiques et financiers
Le choix et le déploiement d’un ATS représentent un investissement en temps et en budget. Il est important d’anticiper ces coûts, de réfléchir en amont au temps et à l’enveloppe que vous pouvez allouer.
Plusieurs modèles de facturation existent. Nous vous recommandons de bien les comparer et de voir lequel est le plus adapté à votre fonctionnement :
- La facturation par utilisateur, avec un coût fixe par recruteur,
- La facturation au volume de recrutements, idéal pour des recrutements ponctuels,
- L’abonnement illimité annuel, adapté aux entreprises en croissance.
Dans votre comparaison, vous devez également prendre en compte :
- Les frais d’installation et d’intégration,
- Les coûts de la formation et de l’assistance,
- La mise en place de nouvelles fonctionnalités, les mises à jour.
Vérifiez les essais gratuits et les conditions du contrat avant de vous engager !
Le support technique, la sécurité et le RGPD
Un ATS reste un outil informatique, et la qualité du support technique est essentielle.
Un bon support doit être :
- disponible et réactif (téléphone en direct, email, chatbot),
- adapté à vos besoins (documentation, formation, assistance technique),
- multilingue si vous recrutez à l’international.
Votre entreprise est responsable de la sécurité des données et de la conformité à la réglementation. Assurez-vous que votre ATS respect :
- la réglementation RGPD en matière de conservation et de gestion des données,
- l’hébergement sécurisé des données en Europe.
Les critères qui peuvent faire la différence
Après avoir utilisé tous ces critères dans l’investigation du meilleur ATS, il vous reste quelques critères à actionner pour finaliser votre comparaison :
- Qui utilise cet ATS ? (secteurs, taille d’entreprise, fréquence de recrutement…)
- Quels sont les avis des utilisateurs, en particulier ceux d’entreprises similaires à la votre ? (points forts et points faibles)
- L’ATS propose-t-il une démonstration ou un essai gratuit ?
Un ATS bien choisi = des recrutements optimisés
Vous l’avez compris, choisir un ATS ne se fait pas à la légère. En définissant vos besoins, en analysant les fonctionnalités et en évaluant l’expérience utilisateur, vous pourrez sélectionner la solution la plus adaptée à votre entreprise.
Besoin d’un accompagnement ? Orhatek vous aide à effectuer votre audit interne pour analyser vos besoins et à identifier l’ATS le plus pertinent pour votre entreprise. Grâce à notre expertise, nous vous faisons gagner du temps dans l’évaluation de chaque solution ATS.
Contactez-nous pour un diagnostic et des conseils personnalisés !